FORMATOS:
El dar formatos a la información contenida en las hojas electrónicas de cálculo tienen diferentes propósitos:
- Visualizar su contenido.
- Facilitar su lectura.
- Resaltar resultados y datos importantes.Mejorar su apariencia en general.
- El uso de los colores, bordes, sombreados, además del empleo de diversos tipos de fuente, estilos y tamaños de acuerdo con el contexto.
- Los ajustes adecuados al acho de la columna o al alto de la fila.
- La asignación de formato a las celdas. Un formato muy utilizado es el de número, que nos permite agregar automáticamente el signo de pesos, separador de miles, número de decimales, etc.
Formato de celdas.
Para asignar formato a las celdas:
- Primero selecciona la(s) celda(s) a la(s) que asignarás el formato.
- Posteriormente puedes emplear en forma directa alguno de los botones de la barra de herramientas Formato que contiene las operaciones de formato más comunes, como la fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación, combinar y centrar, formato de números, sangrías, etc.
- O bien, en el menú Formato selecciona Celdas... y aparecerá un cuadro de diálogo Formato de Celdas, que contiene las fichas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger.
Ficha Número
Esta ficha contiene opciones para asignar una notación especial a los números o cantidades contenidos en la celda.
Los tipos de formato que se pueden asignar a un número están organizados por Categoría; de acuerdo al tipo de datos numéricos con que estemos trabajando debemos elegir la categoría correspondiente.
Por ejemplo, si estamos trabajando con números comunes, elegimos la categoría Número, que nos permite establecer el número de decimales, usar comas para separar miles, etc.
$ Estilo moneda, E Formato del Euro, % Estilo porcentual, 000 Estilo millares, <-00 Aumentar decimales, ->00 Disminuir decimales.
Ficha Alineación
Alineación del Texto
En esta sección se establece la alineación del texto en la celda:
- Horizontal (izquierda, centrar, derecha, etc.)
- Vertical (superior, centrar, inferior, justificar)
La Sangría se emplea para añadir espacios equivalentes a un carácter dentro de la celda.
En Orientación se elige la dirección del contenido a través de la celda. La inclinación al texto se puede indicar empleando la manecilla, o bien, escribiendo los Grados de inclinación.
Control del texto
Esta sección ofrece opciones para controlar el texto, por ejemplo:
- En caso de que el contenido rebase el ancho de la columna, Ajustar texto lo coloca en varios renglones.
- Reducir hasta ajustar disminuye el tamaño de la fuente para que se ajuste al tamaño de la celda.
- Combinar celdas permite unir dos o más celdas.
Para hacer referencia a las celdas combinadas, se utiliza la celda superior derecha del rango que seleccionamos para combinar.
Otra forma de combinar las celdas, y que además nos permite centrarlas, es seleccionar el rango de celdas y hacer clic sobre el icono { <-a-> }.
Ficha Fuente
En esta ficha puedes seleccionar el tipo de Fuente, Estilo y Tamaño, además ofrece opciones para Subrayado y Color.
Al activar la casilla Fuente normal, Excel utilizará los valores de la fuente predeterminada.
En la casilla Efectos podemos asignar a la fuente seleccionada los efectos de Tachado, Superíndice o Subíndice.
Ficha de Bordes
Esta ficha permite asignar bordes, el Estilo de línea y el Color a la(s) celda(s).
Ficha Tramas
Permite asignar el color de relleno a la celda, para lo cual se elige el Color, además de una Trama para que resalte su contenido.
Ficha Proteger
Proteger sirve para activar que se realicen cambios y/u ocultar el contenido de la celda.
Al activar la casilla:
- Bloqueada, se evitan modificaciones al contenido de la celda.
- Oculta, no permite que se vea el contenido de la celda.
Una vez que seleccionaste alguna de estas dos opciones, para terminar el procedimiento es necesario que protejas la hoja:
- En el menú Herramientas selecciona el comando Proteger.
Esta opción permite elegir Proteger hoja, Proteger libro o Proteger y compartir libro.
Menú contextual
Existen otras formas de cambiar el formato a una celda:
- Con el ratón: Presionar el botón derecho.
- Con el teclado: Presionar las teclas
+ .
Aparecerá un menú, se selecciona el comando Formato de celdas y sigue el mismo procedimiento explicado anteriormente.
Formato de Filas
Excel nos permite cambiar fácilmente el alto de las filas y el ancho de las columnas.
Cómo cambiar la altura de la fila
De una sola fila:
- Arrastra el borde inferior del título de la fila que tenga la altura que desees.
De varias filas:
De todas las filas de la hoja de cálculo:
Para asignar una altura específica:
Formato de columnas.
Cómo cambiar el ancho de columna.
Es común que la información capturada en una columna requiera de un espacio diferente al que ésta tiene de manera predeterminada, que es de 10.71 (80 píxeles). Excel permite cambiar esta medida.
De una sola columna:
Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.
De varias columnas:
Para asignar un ancho específico:
Para ajustar al contenido:
Autoformato a un rango de celdas.
Excel cuenta con varios formatos previamente diseñados por especialistas en el área, a fin de ofrecerte la opción para dar formato de forma automática a un rango de celdas.
Para aplicar autoformato:
Para quitar un auto formato:
- Selecciona el rango de celdas al que deseas quitar el autoformato.
- Haz clic en el formato que especifica Ninguno. Este se encuentra en la parte inferior de la lista de formatos.
Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.
Excel permite hacer cambios a la estructura de las hojas sin necesidad de capturar de nuevo la información, ya que con frecuencia es necesario realizar cambios en la información, por lo que nos vemos en la necesidad de agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja.
Cómo insertar celdas.
Para insertar una celda o un rango de celdas:
Al seleccionar cualquiera de las dos primeras opciones, se insertará el mismo número que el del rango seleccionado. Las celdas existentes serán desplazadas hacia la dirección seleccionada, ya sea hacia la derecha o hacia abajo.
Con este mismo cuadro de diálogo puedes:
Cómo insertar filas.
Para insertar una fila:
- Haz clic en cualquier celda de la fila situada debajo de la posición en la que deseas insertar la nueva fila.
- En el menú Insertar selecciona Filas.
Para insertar varias filas:
- Selecciona las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que deseas insertar las nuevas filas. Selecciona el mismo número de filas que deseas insertar.
- En el menú Insertar selecciona Filas.
Cómo insertar columnas
Para insertar una columna:
- Haz clic en una celda de la columna situada a la derecha de la posición en que deseas insertar la nueva columna.
- En el menú Insertar, haz clic en Columnas.
Para insertar varias columnas:
Cómo eliminar celdas, filas o columnas.
Con la opción Eliminar, se puede borrar el contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. También se puede eliminar una columna, una fila o la hoja electrónica de cálculo completa.
Para eliminar celdas, filas o columnas:
Si el área que seleccionaste es una o varias columnas, o una o varias filas, la acción se realiza automáticamente.
En caso de que el área seleccionada sea una celda o rango de celdas, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas, selecciona la opción deseada.
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