Presentaciones Electrónicas - PowerPoint

Presentaciones Electrónicas
PowerPoint

Introducción a las Presentaciones Electrónicas

¿Qué es una presentación?
Es una exhibición de transparencias, acetatos, diapositivas, etcétera, que sirven de soporte para exponer un tema ante un auditorio.

¿Qué es una presentación electrónica?
Es un conjunto de diapositivas que pueden visualizarse en el monitor de la computadora, o bien, proyectarse sobre una pantalla.

¿Qué es un programa para presentación electrónica?
Es software que permite crear presentaciones de calidad, en forma fácil y rápida. Brinda la posibilidad de incluir elementos audiovisuales, como:

• Imágenes
• Esquemas
• Diagramas
• Video
• Audio

Ventajas de las Presentaciones Electrónicas

• Construyen un guión para el expositor.
• Proveen al auditorio de un medio fácil de seguir.
• Permiten realizar fácilmente cambios al contenido.
• La transición de las diapositivas es eficiente.
• Los elementos audiovisuales ayudan al logro del propósito.

Aplicaciones de las Presentaciones Electrónicas
Las presentaciones electrónicas pueden tener propósitos, como:

• Informar
• Reforzar conocimientos anteriores
• Ofrecer conocimientos nuevos
• Motivar
• Persuadir

Una presentación eficiente crea un cambio en la audiencia.

Las presentaciones electrónicas tienen un gran número de usos, ya que en general apoyan cualquier tipo de exposición de información, por lo que su uso se extiende a cualquier tarea.
Hay diferentes programas para crear presentaciones electrónicas, como Corel Presentations, Staroffice Impress, Microsoft PowerPoint, etc., siendo este último el de uso más estandarizado, razón por la que lo tomaremos como referencia para aprenderlo.

Modo de Operación
Panel de Tareas
El panel de tareas Nueva Presentación aparece cuando accedes a PowerPoint y permite iniciar la creación de una presentación de varias formas:

• Abrir una presentación: muestra las presentaciones previamente creadas.
• Presentación en blanco: se utiliza para empezar la presentación a partir de diapositivas en blanco que tienen un diseño mínimo.
• Plantilla de diseño: permite crear la presentación a partir de una plantilla de PowerPoint que cuenta con un diseño, fuentes y combinaciones de colores preestablecidos. Tambien puedes utilizar tus propias plantillas.
• Asistente para autocontenido: se usa para emplear al asistente y las plantillas con sugerencias de contenido para las diapositivas.
• Nueva a partir de una presentación existente: es útil para crear la nueva presentación a partir de otra previamente elaborada, y sólo realizar las modificaciones correspondientes.
• Nuevo a partir de una plantilla: proporciona opciones para crear la nueva presentación a partir de una plantilla general localizada en una biblioteca de documentos o bien elegir una de las plantillas adicionales de la Galería de PowerPoint. Estas plantillas se encuentran organizadas con base en el tipo de presentación.

Elaboración de Presentaciones Electrónicas
Planeación de la Presentación
El primer paso en la preparación de una presentación es la planeación. Al realizar la planeación es conveniente que consideres los siguientes pasos:

• Determinar el propósito de la presentación y el tipo de audiencia a que se dirige. Es importante definir claramente cuál es el mensaje o las ideas que requieres comunicar, así como en propósito de la presentación.
• Esquematizar el contenido de la presentación: Al preparar una presentación es preciso darle un orden lógico y claridad para que pueda ser seguida por la audiencia. El esquematizar te permite organizar tus ideas y la información a tratar de una manera estructurada y accesible, además de visualizar el contenido global de la presentación. Hay diversos métodos para organizar la información, dependiendo del tema y el contenido que vayas a exponer:
  - De lo general a lo particular
  - Del particular a lo general
  - Las partes de un todo
  - Cronológicamente
  Es recomendable organizar la presentación en tres partes principales:
  Apertura: En la primera diapositiva se coloca el título de la presentación, nombre del expositor, y otros datos generales, y en la siguiente una tabla o índice de contenido, o de los temas que abordarás en la presentación.
  Cuerpo: Es la parte central de la exposición, donde se aborda el contenido en sí (temas y subtemas esquematizados).
  Cierre o Conclusiones: Constituyen la última parte de la presentación, donde se presenta un resumen y un mensaje final.
• Definir el estilo y aspecto general de la presentación: En este paso defines cómo impartirás la presentación, además de su aspecto general. Es conveniente definir el estilo y el diseño de las diapositivas, así como la integración de imágenes, diagramas y gráficos que permitirán comunicar las ideas y apoyar el logro del propósito de la presentación. Es conveniente que realices un boceto de la presentación.
• Especificar materiales adicionales que emplearás en la presentación: Es recomendable que definas anticipadamente los materiales adicionales que emplearás para dar un mayor soporte a tu presentación, como: Notas para el expositor y Documentos para la audiencia.

Una vez que has realizado la planeación de la presentación, es conveniente continuar con los siguientes pasos:

• Seleccionar el diseño básico.
• Agregar el contenido a las diapositivas.
• Revisar el diseño de las diapositivas y realizar modificaciones, en su caso.
• Agregar efectos de animación y transición.

Informática II - Protección de hojas de cálculo

PROTECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
Protección de hoja electrónica de cálculo
Excel proporciona varios tipos y niveles de protección para controlar los accesos los datos de la hoja electrónica de cálculo, que van desde la protección de celdas, filas columnas, hasta la protección del libro en general.
Para ocultar filas (o columnas):

• Selecciona las filas (o columnas) que deseas ocultar.
• En el menú Formato, selecciona Fila (o Columna).
• Haz clic en Ocultar.

Para mostrar filas (o columnas) ocultas:

• Selecciona las filas (o columnas) ubicadas en cada lado de las filas (o columnas) ocultas.
• En el menú Formato, selecciona Fila (o Columna).
• Haz clic en Mostrar.
  

Para ocultar una hoja:

• Haz clic en la hoja que deseas ocultar.
• En el menú Formato, selecciona Hoja.
• Haz clic en Ocultar.

Para mostrar una hoja:

• En el menú Formato, selecciona Hoja.
• Haz clic en Mostrar.
• Selecciona la Hoja que deseas mostrar.
• Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo que aparece.

Proteger datos/hojas
Protección de celdas
Esta acción evita que se realicen cambios y/u ocultar el contenido de la celda, para esto:

• En el menú Formato selecciona celdas...

En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la ficha Proteger.
Al activar la casilla:

• Bloqueada, se evita que se realicen cambios al contenido de la celda.
• Oculta, no permite que se vea el contenido de la celda.

Una vez que selecciones alguna de estas dos opciones, para terminar el procedimiento es necesario que protejas la hoja:

• En el menú Herramientas, selecciona el comando Proteger.

Esta herramienta cuenta con opciones para Proteger hoja, Proteger libro, Proteger y compartir libro.

Proteger hoja:
Permite proteger los elementos de una hoja de cálculo, como celdas con fórmulas, para impedir el acceso a otros usuarios.
Además puede evitar que se realicen cambios en las celdas bloqueadas.

Proteger libro:

• Para proteger la estructura de un libro para que las hojas no puedan moverse, eliminarse, ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, activa la casilla de verificación Estructura.
• Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación Ventanas.
• Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla.

En caso de que el libro se encuentre compartido se puede proteger para evitar que se elimine el historial de cambios.

Informática II - Elaboración y edición de gráficos

ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE GRÁFICOS

ELABORACIÓN Y EDICIÓN DE GRÁFICOS

Excel permite representar en forma visual, mediante gráficos la información y los resultados obtenidos. Por ejemplo, es más sencillo y más rápido visualizar en un gráfico si las ventas mensuales están disminuyendo o aumentando, o bien, cómo se están comportando las ventas con respecto a lo previsto.
Excel también nos permite editar los gráficos, para modificarlos de acuerdo con los propósitos y necesidades que se vayan presentando.

Planeación del gráfico.
Antes de elaborar el gráfico es conveniente planificarlo, considerando la información que se mostrará, los resultados a destacar y el diseño del gráfico en general.
Dentro de la planeación se consideran las siguientes etapas:

• Determinar el propósito del gráfico.
• Determinar los resultados a mostrar.
• Determinar el tipo de gráfico a emplear.
• Identificar los datos para generar el gráfico.
• Trazar un boceto del gráfico.

Creación de un gráfico
Para crear un gráfico en Excel, primero debes asegurarte de que los datos de la hoja de cálculo están organizados correctamente, dependiendo del gráfico que vayas a emplear.

Para un gráfico de columnas, barrar, líneas, de área, de superficie o radial.
Organiza los datos en:

Para un gráfico circular o de anillos.
Los gráficos circulares normales sólo tienen una serie de datos, los cuales:

• Se pueden organizar en filas y utilizar una columna de rótulos para los datos:
  
• Se pueden organizar en columnas y utilizar una fila de datos y una fila de rótulos:
  

Para un gráfico XY (Dispersión) o de burbujas.
Organiza los datos en columnas coloca:

• Los valores X en la primera columna.
• Los valores Y correspondientes o los valores de tamaño de burbuja en las columnas adyacentes:
  

Edición y personalización de gráficos
Se cuenta con dos opciones para personalizar un gráfico:

• Personalizar el gráfico al crearlo:
  1. Seleccionar las celdas que contienen los datos a graficar.
  2. Haz clic en Asistente para gráficos.
  3. Sigue los pasos indicados por el asistente.
  
• Crear un gráfico básico y personalizarlo posteriormente:
  1. Muestra la barra de herramientas Gráfico. Para ello:
  - Selecciona Barras de Herramientas en el menú Ver.
  - Haz clic en Gráfico.
  2. Selecciona las celdas que contienen los datos a graficar.
  3. Haz clic en Tipo de gráfico.

Asistente para gráficos.
El asistente para gráficos es una herramienta para diseñar los gráficos y consta de cuatro pasos:
Paso 1: tipo de gráfico:
En este paso debes definir el tipo y subtipo de gráfico que utilizarás

Paso 2: datos de origen:
En este paso se selecciona el rango de datos a graficar. Además, Nos permite agregar o eliminar series de datos.

Paso 3: opciones de gráfico:
En este paso se escribe el título del gráfico, y se muestra como quedará el gráfico, incluyendo su título y la leyenda de las series.

Paso 4: Ubicación del gráfico:
Se puede Activar la casilla para ubicar al gráfico en una hoja electrónica de cálculo parte, o bien, Activa la casilla para ubicar al gráfico como objeto en la misma hoja electrónica de cálculo en que se localizan los datos de origen.

Mover y cambiar el tamaño de un gráfico.
Los gráficos se insertan en la hoja electrónica de cálculo como objetos, lo que facilita:

• Mover el gráfico a cualquier parte de la hoja.
• Cambiar el tamaño del gráfico.

Estas dos operaciones son de gran utilidad ya que nos permite estructurar la información y adecuar el tamaño del gráfico para mejorar su presentación, de acuerdo con las necesidades de cada caso en particular.

Mover un gráfico

• Selecciona el gráfico (haz clic sobre él).
• Arrastra el objeto a la nueva ubicación.

Cambiar el tamaño de un gráfico.

• Selecciona el gráfico (haz clic sobre él).
• Sitúa el apuntador del ratón sobre uno de los controladores de tamaño.
• Arrastra el controlador para cambiar el tamaño del objeto.

Para aumentar o reducir el tamaño en una o más direcciones arrastra el ratón alejándolo o acercándolo con respecto al centro.

Vista preliminar e impresión de un gráfico.
Preparar un gráfico para imprimir.

El gráfico puede encontrarse ubicado:

• Como objeto incrustado en la misma hoja electrónica de cálculo en que se localizan los datos de origen.
• En una hoja de gráfico, que forma parte de un libro.

Gráfico incrustado.
Antes de imprimir el gráfico es conveniente que ajustes el lugar donde se imprimirá en la página, cambiando el tamaño y moviendo el gráfico con el ratón utilizando la vista de salto de página:

• Haz clic en la hoja electrónica de cálculo fuera del área de gráfico.
• En el menú Ver, haz clic en Vista previa de salto de página.

Hoja de gráfico.
Excel permite cambiar el tamaño y la escala del área de gráfico, especificar dónde debe situarse en la página impresa y verlo en la ventana de vista previa:

• Haz clic en la etiqueta de la hoja de gráfico.
• Haz clic en Configurar página en el menú Archivo.
• Selecciona las opciones que desees en la ficha Gráfico.

Informática II - Formato de la Hoja Electrónica

Formato de la Hoja Electrónica
FORMATOS:
El dar formatos a la información contenida en las hojas electrónicas de cálculo tienen diferentes propósitos:

1. Visualizar su contenido.
2. Facilitar su lectura.
3. Resaltar resultados y datos importantes.Mejorar su apariencia en general.

A través de:

• El uso de los colores, bordes, sombreados, además del empleo de diversos tipos de fuente, estilos y tamaños de acuerdo con el contexto.
• Los ajustes adecuados al acho de la columna o al alto de la fila.
• La asignación de formato a las celdas. Un formato muy utilizado es el de número, que nos permite agregar automáticamente el signo de pesos, separador de miles, número de decimales, etc.

Formato de celdas.

Para asignar formato a las celdas:

• Primero selecciona la(s) celda(s) a la(s) que asignarás el formato.
• Posteriormente puedes emplear en forma directa alguno de los botones de la barra de herramientas Formato que contiene las operaciones de formato más comunes, como la fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, alineación, combinar y centrar, formato de números, sangrías, etc.
• O bien, en el menú Formato selecciona Celdas... y aparecerá un cuadro de diálogo Formato de Celdas, que contiene las fichas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger.

Ficha Número
Esta ficha contiene opciones para asignar una notación especial a los números o cantidades contenidos en la celda.
Los tipos de formato que se pueden asignar a un número están organizados por Categoría; de acuerdo al tipo de datos numéricos con que estemos trabajando debemos elegir la categoría correspondiente.
Por ejemplo, si estamos trabajando con números comunes, elegimos la categoría Número, que nos permite establecer el número de decimales, usar comas para separar miles, etc.
$ Estilo moneda, E Formato del Euro, % Estilo porcentual, 000 Estilo millares, <-00 Aumentar decimales, ->00 Disminuir decimales.

Ficha Alineación
Alineación del Texto
En esta sección se establece la alineación del texto en la celda:

• Horizontal (izquierda, centrar, derecha, etc.)
• Vertical (superior, centrar, inferior, justificar)

La Sangría se emplea para añadir espacios equivalentes a un carácter dentro de la celda.
En Orientación se elige la dirección del contenido a través de la celda. La inclinación al texto se puede indicar empleando la manecilla, o bien, escribiendo los Grados de inclinación.

Control del texto
Esta sección ofrece opciones para controlar el texto, por ejemplo:

• En caso de que el contenido rebase el ancho de la columna, Ajustar texto lo coloca en varios renglones.
• Reducir hasta ajustar disminuye el tamaño de la fuente para que se ajuste al tamaño de la celda.
• Combinar celdas permite unir dos o más celdas.

Para hacer referencia a las celdas combinadas, se utiliza la celda superior derecha del rango que seleccionamos para combinar.
Otra forma de combinar las celdas, y que además nos permite centrarlas, es seleccionar el rango de celdas y hacer clic sobre el icono { <-a-> }.

Ficha Fuente
En esta ficha puedes seleccionar el tipo de Fuente, Estilo y Tamaño, además ofrece opciones para Subrayado y Color.
Al activar la casilla Fuente normal, Excel utilizará los valores de la fuente predeterminada.
En la casilla Efectos podemos asignar a la fuente seleccionada los efectos de Tachado, Superíndice o Subíndice.

Ficha de Bordes
Esta ficha permite asignar bordes, el Estilo de línea y el Color a la(s) celda(s).

Ficha Tramas
Permite asignar el color de relleno a la celda, para lo cual se elige el Color, además de una Trama para que resalte su contenido.

Ficha Proteger
Proteger sirve para activar que se realicen cambios y/u ocultar el contenido de la celda.
Al activar la casilla:

• Bloqueada, se evitan modificaciones al contenido de la celda.
• Oculta, no permite que se vea el contenido de la celda.

Una vez que seleccionaste alguna de estas dos opciones, para terminar el procedimiento es necesario que protejas la hoja:

• En el menú Herramientas selecciona el comando Proteger.

Esta opción permite elegir Proteger hoja, Proteger libro o Proteger y compartir libro.

Menú contextual
Existen otras formas de cambiar el formato a una celda:

• Con el ratón: Presionar el botón derecho.
• Con el teclado: Presionar las teclas + .

Aparecerá un menú, se selecciona el comando Formato de celdas y sigue el mismo procedimiento explicado anteriormente.

Formato de Filas
Excel nos permite cambiar fácilmente el alto de las filas y el ancho de las columnas.

Cómo cambiar la altura de la fila
De una sola fila:

• Arrastra el borde inferior del título de la fila que tenga la altura que desees.

De varias filas:

Selecciona las filas que desees cambiar.

Arrastra el borde inferior de cualquier título de fila seleccionado.

De todas las filas de la hoja de cálculo:

Haz clic en el botón Seleccionar Todo.

Arrastra el borde inferior de cualquier título de fila.

Para asignar una altura específica:

Selecciona la fila.

En el menú Formato, selecciona la Fila.

Haz clic en Alto.

En el cuadro de diálogo que aparece, escribe la medida que desees.

Formato de columnas.
Cómo cambiar el ancho de columna.
Es común que la información capturada en una columna requiera de un espacio diferente al que ésta tiene de manera predeterminada, que es de 10.71 (80 píxeles). Excel permite cambiar esta medida.

De una sola columna:
Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.

De varias columnas:

Selecciona las columnas que desees cambiar.

Arrastra el borde hacia la derecha del título de columna seleccionado.

Para asignar un ancho específico:

Selecciona la columna.

En el menú Formato, elige Columna.

Haz clic en Ancho.

En el cuadro de diálogo que aparece, escribe la medida que deseas.

Para ajustar al contenido:

Haz doble clic en el borde a la derecha del título de columnas que deseas qajustar.

Autoformato a un rango de celdas.
Excel cuenta con varios formatos previamente diseñados por especialistas en el área, a fin de ofrecerte la opción para dar formato de forma automática a un rango de celdas.

Para aplicar autoformato:

Selecciona el rango de celdas al que deseas aplicar el autoformato.

En el menú Formato, haz clic en Autoformato.

Haz clic en el formato que desees.

Para quitar un auto formato:

• Selecciona el rango de celdas al que deseas quitar el autoformato.
• Haz clic en el formato que especifica Ninguno. Este se encuentra en la parte inferior de la lista de formatos.

Insertar o eliminar celdas, filas y columnas.
Excel permite hacer cambios a la estructura de las hojas sin necesidad de capturar de nuevo la información, ya que con frecuencia es necesario realizar cambios en la información, por lo que nos vemos en la necesidad de agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja.

Cómo insertar celdas.
Para insertar una celda o un rango de celdas:

Selecciona la celda o el rango de celdas que desees insertar, en donde quieras agregar las nuevas celdas (selecciona el mismo número de celdas que el que desees insertar)

En el menú Insertar, selecciona el comando Celdas y aparecerá un cuadro de diálogo.

Al seleccionar cualquiera de las dos primeras opciones, se insertará el mismo número que el del rango seleccionado. Las celdas existentes serán desplazadas hacia la dirección seleccionada, ya sea hacia la derecha o hacia abajo.

Con este mismo cuadro de diálogo puedes:

Insertar toda una fila.

Insertar toda una columna.

Cómo insertar filas.
Para insertar una fila:

• Haz clic en cualquier celda de la fila situada debajo de la posición en la que deseas insertar la nueva fila.
• En el menú Insertar selecciona Filas.

Para insertar varias filas:

• Selecciona las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que deseas insertar las nuevas filas. Selecciona el mismo número de filas que deseas insertar.
• En el menú Insertar selecciona Filas.

Cómo insertar columnas
Para insertar una columna:

• Haz clic en una celda de la columna situada a la derecha de la posición en que deseas insertar la nueva columna.
• En el menú Insertar, haz clic en Columnas.

Para insertar varias columnas:

Selecciona las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que deseas insertar las nuevas columnas. Selecciona el mismo número de columnas que deseas insertar.

En el menú Insertar selecciona Columnas.

Cómo eliminar celdas, filas o columnas.
Con la opción Eliminar, se puede borrar el contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. También se puede eliminar una columna, una fila o la hoja electrónica de cálculo completa.

Para eliminar celdas, filas o columnas:

Selecciona las celdas, filas o columnas que desees eliminar.

En el menú Edición, haz clic en Eliminar.

Si el área que seleccionaste es una o varias columnas, o una o varias filas, la acción se realiza automáticamente.
En caso de que el área seleccionada sea una celda o rango de celdas, aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas, selecciona la opción deseada.

Materia de Informática II

Práctica I en Excel.

La compañía Maxi Discos se dedica a la venta de CDs y DVDs. El gerente comercial debe:

• Realizar una proyección de ventas para el mes de de diciembre, considerando un incremento de 33% del promedio de ventas de los meses de octubre y noviembre.
• Identificar la mayor cantidad vendida durante el mes de noviembre.
• Calcular el total de ventas por mes.
• Reportar el número de veces que las ventas fueron iguales o mayores a 100 mil pesos en el mes de octubre.
• Calcular el total de las ventas por mes en dólares para enviar el informe al Corporativo en Chicago.

.....................Ventas* de ......Ventas* de

Sucursal ......Octubre ..........Noviembre

Norte...............120...................110

Sur....................90...................100

Centro.............150....................145

Este................100......................95

Oeste................95....................105

*Ventas reportadas en miles de pesos.

Elaborar la PLANEACIÓN DE LA HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO.

Pasos para la Planeación de la Hoja Electrónica de Cálculo:

PASO 1. Determinación del propósito de la hoja electrónica de cálculo.

• ¿Entiendes lo que se solicita?
• ¿Hay suficiente información?
• ¿Identificas cuáles son los datos de entrada?
• ¿Cuáles son los resultados que se deben obtener?
• ¿Puedes replantear el problema con tus propias palabras?

PASO 2. Definir cómo se procesará la información.

• Datos de Entrada.
• Proceso.
• Salida.

PASO 3. Bosquejo del aspecto de la hoja electrónica de cálculo.